北京健康城市建设促进会

涉外活动保密管理办法

（试行）

第一章  总则

第一条 为加强北京健康城市建设促进会（简称“健促会”）涉外活动管理，防止涉外活动中发生失泄密事件，结合健促会实际，制定本办法。

第二条 本办法适用健促会各部门涉外交流、合作与谈判等活动的保密管理。

第三条 涉外保密管理，指以各种方式与境外组织、机构和人员开展交流活动的保密管理工作，涉及与境外机构或人员开展项目合作、举办有境外人员参加的各项会议以及涉密人员出境等各项业务活动的保密管理。

第四条 保密提醒，是指对参与涉外活动的人员适时提出保密要求、指出问题、及时制止的措施。

第二章  管理职责

第五条 涉外活动管理方案由办公室负责制定，并报健促会理事长审核。

第六条 涉外活动的组织与现场监督工作由办公室负责，办公室根据业务工作需要，组织开展涉外接待、涉外会议等活动的过程管理和实施。

第七条 出国出境管理工作由办公室负责。

第三章  内容及要求

第八条 涉外活动的种类：

（一）根据涉外活动的性质，涉外活动分为：

1.出国（境）：含参观访问、开展会议交流、合作和谈判等。

2.涉外接待：含参观访问、开展交流、合作和谈判等。

3.召开涉外会议：含开展交流、合作和谈判等。

4.提供文件资料和其他物品给国（境）外机构、人员。

5.其他与国（境）外机构、人员进行接触的涉外活动。

（二）根据涉外活动的重要程度，涉外活动分为：

1.重要涉外活动：根据健促会实际情况，重要涉外活动界定为国（境）外人员参与人数较多（10人及以上），涉及国家战略、经济政策等方面的涉外活动；经国家有关部门批准的涉密涉外活动。

2.一般涉外活动：除重要涉外活动以外的其他涉外活动。

第九条 涉外保密管理策划：

（一）出国（境），组织部门和出国（境）人应熟知《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国公民出境入境管理法》等相关法律法规的相关内容；涉外接待、涉外会议等活动，组织部门及主要参与人员应熟知《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国外国人入境出境管理法》等相关法律法规的相关内容。

（二）组织部门根据涉外活动，组织制定相关涉外活动保密方案，明确涉密事项，采取相应的保密措施、适时对相关人员进行保密提醒，并指定专人负责涉外活动全过程的保密管理。

（三）对重要涉外活动，成立保密工作领导小组，负责进行保密检查，参与现场监督。

（四）涉外活动保密方案的内容一般包括：涉密等级、任务性质、责任分工、保密措施、具体要求（活动事由、活动方案、提供资料等）。

第十条 涉外保密管理实施

（一）涉外接待：

1. 接待外籍人员（包括：外国人、外籍华人、华侨以及港澳台人员）参观访问，开展交流、合作、谈判等，负责接待的部门须对人员基本信息进行存档。

2. 在制定和执行涉外接待活动保密方案的过程中，须注意以下问题：

（1）接待部门及工作人员应严格执行涉外活动保密方案，未经批准不得擅自改变。

（2）涉外活动中要注意保护健促会及其他合作方的秘密，任何部门和个人未经批准不得将活动过程中的涉密性文件材料公开。

（二）出国（境）：

1. 健促会各部门人员出国（境）参加对外交流、合作谈判等涉外活动，须经相关部门审核，主管领导批准后才能实施。

2. 健促会各部门人员出国（境），须制定出国（境）保密方案，经主管领导批准批准后执行。在制定和执行出国（境）保密方案的过程中，须注意以下问题：

（1）出国（境）应推荐政治思想过硬、业务能力和保密观念强的同志参加，并按照国家相关规定办理出国（境）手续，进行保密提醒。保密提醒内容包括：爱国主义教育、涉外活动纪律须知、保密法规知识、保密法律责任、密品密件管理、通信保密和紧急情况处置等。

（2）未经国家相关部门批准，出国（境）人员不得携带国家秘密载体出国（境）。经国家有关部门批准携带国家秘密载体出国（境），必须使用保险箱随身携带，且至少两人同行。

（3）出席国际会议和出国（境）学术交流、谈判，所携带或邮寄出的非涉密业务文件资料、论文、讲稿，以及为国外刊物撰写的稿件，不得涉及国家秘密，在外出或邮寄前，须进行保密审查。

（4）出国（境）人员在国外期间要严防被窃听、窃照，不得在旅馆、饭店、车船以及其他公共场所谈论涉及国家秘密的事项。

（三）召开涉外会议：

1. 负责组织召开或承办、协办涉外会议的部门，须按照健促会会议管理的有关要求，须经相关部门审核，主管领导批准后才能实施。

2. 召开涉外会议，须制定涉外会议保密方案，经主管领导批准后执行。在制定和执行涉外会议保密方案的过程中，须注意以下问题：

（1）严格执行健促会关于涉外接待的一系列保密管理规定。

（2）涉外会议内容不得涉及国家秘密。

（3）提供涉外会议的对外宣传报道材料，须进行保密审查。

（4）组织召开或承办、协办涉外会议的部门及其工作人员，应严格执行涉外会议保密方案，未经批准不得擅自改变。

（四）对外提供文件资料或物品的管理

1. 因工作需要对外提供文件资料和物品，不得涉及国家秘密。其内容须进行严格的保密审查，并报主管领导批准，明确发放人员、发放数量，以及回收和销毁的要求。

2. 对外提供涉密文件资料和物品，应当按照国家有关规定报批。

3. 涉外活动组织或参与部门未经批准，不得对外提供任何文件资料和物品，不得携带任何国家秘密载体或密品参加涉外活动。

第十一条 涉外保密管理总结

涉外活动完成后，组织或主要参与部门要收集整理涉外活动中的文件资料，汇总总结涉外管理工作。

第十二条 涉外泄密事件处理

（一）涉外活动中要采取严格的保密措施，严格防止泄密事件的发生。

（二）在涉外活动中如疑似发生或已经发生泄密事件，按照《北京健康城市建设促进会涉外活动突发失泄密事件应急处理预案》执行。

第四章  附则

第十三条 本办法由北京健康城市建设促进会会员大会负责解释。

第十四条 本办法自2012年7月1日起施行。